Alta dirección de la empresa

Lo principal antes de implementar una norma ISO, es necesario contar con el apoyo de la alta dirección. El compromiso de la alta dirección de la empresa es primordial para el éxito de la implementación.

Compromiso Alta Dirección

– Un sistema de gestión tanto de calidad (ISO 9001:2015) (ISO 14001:2015) (ISO 45001:2018) –

La alta dirección, nos debe apoyar con los recursos necesarios para una correcta implementación, estos recursos no son solamente materiales, sino que también son recursos humanos, logísticos entre otros.

Contar con un equipo adecuado de trabajo, significa que nuestro equipo debe tener las capacidades suficientes, para que se ocupe de elaborar y seguir los planes de trabajo.

Poder determinar las necesidades de capacitación, generar motivación al personal mediante una correcta comunicación, de esta forma se tiene un gran camino avanzado para la mejora continua del sistema, dentro de muchos otras beneficios. Teniendo relativamente controlado lo anterior, la implementación de un sistema de gestión para una o más normas, idealmente integrados, se pueden definir algunas etapas:

  • Determinar la situación actual de la empresa.
  • Auditoría de diagnóstico.
  • Definir objetivos.
  • Definir Alcance para el sistema de gestión.
  • Contexto de la organización.
  • Establecer necesidades y expectativas de partes interesadas.

Todos estos puntos se pueden realizar con consultores externos, con la debida experiencia y conocimiento necesario, en ASTECNYA contamos con los conocimientos apropiados, para guiarte durante todo el proceso.

Cuando se define el alcance del sistema de gestión, el siguiente paso es establecer una política y los objetivos de calidad de la empresa, los cuales deben ser compatibles, con el contexto y la dirección estratégica de la empresa.

Se debe tener en consideración

– Al momento de describir los procesos y sus características –

  • ¿Quién es el dueño?
  • ¿Quiénes participan en el proceso
  • ¿Quién es el cliente?

Teniendo estos tres puntos claros, se identifican las entradas y salidas de las actividades, se definen los recursos necesarios, se identifican los riesgos y oportunidades asociadas, sus respectivos mecanismos de control y las interacciones con otros procesos.

Desarrollo de actividades

Teniendo lo anterior estructurado, podemos poner en marcha nuestro plan de implementación, desplegando todos los puntos requeridos para el sistema de gestión, llevando a cabo los seguimientos requeridos, como medición, análisis y por supuesto, una evaluación de cada uno de los procesos identificados.

Los seguimientos se realizan para determinar desviaciones, la idea es buscar siempre la mejora continua de cada proceso. Un punto que se debe considerar dentro de esta actividad es conservar toda la documentación necesaria. Evidencia para mostrar en futuras auditorías.

Se recomienda, confeccionar un plan detallado de las actividades requeridas, fechas y responsables, para cada uno de los puntos requeridos de la norma que se requiere implementar.

Si bien, todas las normas indican que se deben realizar verificaciones en forma periódica, no indican con qué periodicidad. Es recomendable a lo menos una vez al año, esto se realiza para poder identificar posibles desviaciones y oportunidades que ayuden a la mejora continua.

Todas las desviaciones, deben ser documentadas y se requiere generar un plan de acción para corregir y eliminar estos puntos, estas acciones, deben ser revisadas por la alta dirección.

Cada empresa, debe estar consciente que la implementación de un sistema de gestión, no necesariamente implica una certificación. Si se desea certificar la norma, se requiere una auditoría oficial por parte de una casa certificadora.

Los principales problemas

– Durante la implementación –

Cuando se está implementando un sistema de gestión, pueden ocurrir varios problemas, los más comunes son:

  • Flujo de procesos – Al realizarlos se olvidan o son difíciles de entender los procedimientos en forma clara y concisa.
  • Falta de compromiso – No están claramente identificados, su alcance y responsabilidades, dentro del sistema de gestión.
  • Carencia en la formación y recursos – El personal encargado no tiene el perfil adecuado.
  • Interés único en obtener la certificación – Un sistema de gestión, solo con la finalidad de obtener un certificado.
  • Resistencia al cambio – Se ve una posición de resistencia, una actitud a la defensiva.
  • Responsables de calidad – No se define quién será el responsable de calidad y no se definen sus actividades.
  • Sistema de medición no adecuada – Estos deben ser sistemas que se comprendan y manejen de manera fácil.

Para ASTECNYA, en todo el proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad, es recomendable realizar un plan detallado y bien elaborado, para no dejar fuera ningún punto normativo, y lo principal, una capacitación para la alta dirección para un involucramiento adecuado, durante todo el proceso. Contáctanos para poder apoyarte durante el proceso y lograr los objetivos que necesitas.