Analizar el contexto de la organización

Puedes ver que en la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 se incorporan varios cambios relevantes para SGC, el primero es la Determinación del Contexto de la Organización.

Sabes la importancia del contexto de la organización

Un cambio fundamental de la nueva norma ISO, es permitir agregar un mayor valor a las organizaciones, con la finalidad de mejorar confianza en los sistemas de gestión de calidad, permitiendo ver más claramente el papel que van a ocupar las partes interesadas en el resto de los requisitos.

En el capítulo Nª4 de la norma ISO 9001:2015, se hace mención de que la empresa no puede solo quedarse con una valoración interna, sino que se debe establecer todos los factores, tanto internos como externos, que de una u otra forma pueden afectar su capacidad para lograr los objetivos definidos o los resultados esperados.

El contexto de la organización nos ayudará a definir más claramente cuál será el punto de partida de la empresa y la base del sistema de gestión, lo cual es un cambio fundamental.

En este punto deberemos definir claramente, todos los puntos que van a influir en el desempeño del sistema de gestión, incluyendo los temas: de índole externo, interno, cultural, social, económico, tecnológico, legal, etc. Se deben incluir todos los factores que afecten a la organización, su propósito, sostenibilidad. Esto debe estar documentado.

¿Cuáles son las partes interesadas?

En este punto debemos considerar: Clientes, propietarios, accionistas, proveedores, bancos, sindicatos, entes reguladores, y por sobre todo grupos de presión. Estos entes pueden verse afectados con las decisiones que tome la empresa, declarados en el sistema de gestión.
El proceso para seguir cumplir con estos requisitos podría ser el siguiente:

  • Identificar las partes interesadas desde el punto de vista de la calidad
  • Usuarios, proveedores, distribuidores, reguladores, etc.
  • Identificar aquellas partes interesadas que son pertinentes
  • Determinar los requisitos pertinentes de dichas partes interesadas
  • Realizar el seguimiento y revisión de la información sobre estas partes interesadas (internas y externas) y sus requisitos pertinentes.

Dentro de esta nueva norma ISO, existen cambios muy interesantes, anteriormente se consideraban puntos excluibles, pero ahora existen puntos de aplicabilidad, según si la situación se pueda justificar. Para definir el alcance del sistema de gestión, se debe considerar tanto el contexto de la organización como los requisitos de las partes interesadas pertinentes.

En la Norma ISO 9001:2015 se muestra un enfoque principal en los procesos, exigiendo ahora la identificación de las entradas y salidas de los procesos identificados y también la determinación de criterios y métodos necesarios para asegurar la operación eficaz y el control de los procesos definidos en el sistema de gestión.

Y lo que es más importante, aquí aparece el primer requisito relacionado a la identificación de riesgos y oportunidades. En este caso se debe aplicar el pensamiento basado en riesgos a la planificación e implementación de los procesos del sistema de gestión.

Una posible herramienta para determinar el contexto de la organización

– El análisis FODA es un buen punto de partida –

Para determinar nuestro punto de partida, para la determinación del contexto de la organización. Esta herramienta, permite establecer una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.

 

Luego de realizar el análisis FODA, se recomienda realizar sucesivos análisis en forma constante, siempre teniendo en consideración el primero, con la finalidad de conocer si se han cumplido con los objetivos planteados, teniendo en cuenta que las condiciones externas e internas son dinámicas y que algunos factores cambian con el tiempo, como ha quedado demostrado con la pandemia que estamos viviendo a nivel mundial.